FINANCE, COMPTABILITE & GESTION
Secrétaire Comptable
L'emploi de secrétaire comptable est à la jonction des métiers de secrétaire et de comptable. Il se caractérise par une combinaison d'activités relevant de ces deux domaines au sein du même emploi.
Le secrétaire comptable exerce des activités d'assistanat administratif et logistique auprès d'un responsable hiérarchique, souvent le chef d'entreprise, ou d'une équipe. Il effectue le suivi administratif des fonctions commerciales et ressources humaines.
Sur le champ de la comptabilité et de la paie, il contrôle et comptabilise les documents commerciaux, sociaux et fiscaux (TVA) de l'entreprise et réalise les paies et les déclarations sociales courantes.
Premier interlocuteur des collaborateurs, mais également des partenaires externes à l'entreprise, le secrétaire comptable contribue à la qualité de la communication de la structure. Il en valorise l'image et assure le relais de l'information. La dimension relationnelle de la fonction est de ce fait essentielle.
Il facilite le travail de sa hiérarchie en prenant en charge la préparation des dossiers, la conception, la présentation et la diffusion de documents tels que mails, courriers, comptes rendus, tableaux ou graphiques, grâce à une orthographe et une syntaxe irréprochables. Il effectue la recherche d'informations à partir de sources identifiées et organise le classement et l'archivage physique et numérique.
Il assiste l'équipe en gérant l'accueil des visiteurs et les flux d'appels multicanaux, la prise de rendez- vous et la tenue des agendas ainsi qu'en organisant les réunions et les déplacements.
Blocs de compétences
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Assister une équipe dans la communication des informations et l'organisation des activités (CCP1)224 h
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Accueillir un visiteur et transmettre des informations oralement (SC)14hObjectif:
Accueillir des visiteurs et les orienter vers les personnes et services concernés conformément aux procédures,
traiter les appels entrants et sortants sur différents canaux (téléphone, messagerie instantanée, plateforme de communication unifiée) en adoptant un ton et une expression adaptés,
assurer la transmission des messages en utilisant de façon adéquate les outils de communication synchrones ou asynchrones. -
Assurer la traçabilité et la conservation des informations (SC)45hObjectif:
Concevoir et mettre en œuvre un plan de classement pour garantir l’accessibilité aux dossiers,
organiser le classement et l’archivage physiques et numériques des documents et des mails selon les règles en vigueur, en veillant à la sécurité et à la confidentialité des informations,
numériser et nommer des documents selon les règles et procédures de la structure. -
Communiquer des informations par écrit (SC)77hObjectif:
Rédiger et présenter des écrits professionnels à usage interne et externe pour communiquer des informations de façon efficace et en assurer le suivi.
Sélectionner et exploiter des informations afin de les restituer au destinataire sous une forme adaptée au contenu et au besoin (mail, courrier à partir de modèles, note, compte rendu, diaporama) -
Planifier et organiser les activités de l'équipe (SC)39hObjectif:
Anticiper, planifier les rendez-vous et organiser les réunions et les déplacements d’une équipe afin de contribuer à la bonne coordination des activités.
Utiliser à bon escient les outils de planification et de gestion de temps, tenir à jour les agendas et plannings, informer les interlocuteurs concernés des modifications et alerter en cas de difficultés d’organisation prévisibles.
Assurer l’organisation logistique des activités en fonction des contraintes et établir le suivi des budgets correspondants. -
Produire des documents professionnels courants (SC)49hObjectif:
Saisir et présenter des documents professionnels courants afin de transmettre les informations de manière adaptée et dans les délais impartis aux destinataires internes et externes à l’entreprise -
Assurer les travaux courants de comptabilité (CCP3)168 h
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Comptabiliser les documents bancaires et effectuer le suivi de la trésorerie TP SC31hObjectif:
Collecter, identifier en se conformant à l'organisation mise en place et dans le respect des réglementations comptable et fiscale,
Vérifier les documents bancaires physiques et dématérialisés, les enregistrer dans le système comptable en utilisant une ou plusieurs applications numériques spécialisées.
Réaliser un suivi quotidien des positions bancaires et des flux de trésorerie. -
Comptabiliser les documents commerciaux TP SC84hObjectif:
Identifier, collecter, vérifier les documents commerciaux physiques ou dématérialisés dans le respect des réglementations comptables et fiscales (TVA),
puis les enregistrer dans le système comptable en utilisant une ou plusieurs applications numériques spécialisées -
Contrôler, justifier et rectifier les comptes TP SC11hObjectif:
Contrôler le détail des imputations sur les comptes, vérifier l'origine et la conformité de l'imputation, justifier le solde du compte en isolant les opérations en cours et rectifier les anomalies relevées en enregistrant les imputations correctives.
Maîtriser les outils numériques à disposition pour effectuer les contrôles, les recherches d'anomalies et les éventuelles rectifications -
Établir et comptabiliser les déclarations de TVA TP SC42hObjectif:
Organiser les comptes de TVA, vérifier l'exhaustivité des opérations prises en compte pour la période de référence, procéder à la déclaration dématérialisée de la TVA,
vérifier sa comptabilisation et contrôler la conformité des enregistrements comptables -
Compétences transverses56 h
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Préparation à la certification56 h
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Préparer la paie et les déclarations sociales courantes (CCP4)105 h
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Contrôler l'édition des bulletins de paie et des déclarations sociales TP SC14hObjectif:
Vérifier les données individuelles et collectives des paies échues.
Produire les déclarations sociales et les transmettre, sous forme dématérialisée, aux organismes sociaux concernés.
Procéder à l'enregistrement automatique en comptabilité des données collectives des salaires et des charges sociales. -
Préparer le calcul et l'édition des bulletins de paie TP SC91hObjectif:
Collecter les données individuelles des salariés, vérifier les éléments fixes et variables, enregistrer ces éléments pour permettre le calcul des salaires et l’édition des bulletins de paie dans le système de gestion numérisée des ressources humaines.
Établir les déclarations administratives liées aux événements individuels non récurrents -
Traiter les opérations administratives liées à la gestion commerciale et aux ressources humaines (CCP2)238 h
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Assurer le suivi administratif courant du personnel (SC)56hObjectif:
Effectuer les formalités administratives liées aux mouvements (entrées, sorties et absences) des salariés, dans le respect des procédures de l’entreprise et des règles de confidentialité, pour garantir l’application des obligations légales en matière de droit du travail.
Constituer et tenir à jour les fichiers et dossiers du personnel.
Établir et actualiser les plannings de gestion des absences après collecte des informations auprès de l’équipe.
Rechercher une information courante en matière de législation du travail et la transmettre oralement ou par écrit à l’interlocuteur concerné. -
Assurer l’administration des achats et des ventes (SC)80hObjectif:
Traiter les commandes clients et gérer leur suivi, du devis jusqu’au règlement de la facture, actualiser les fichiers, éditer les documents commerciaux et les états et effectuer les relances de paiement.
Assurer le traitement administratif des achats : à partir des demandes des utilisateurs, établir des comparatifs d’offres, vérifier la disponibilité et les conditions de vente auprès des fournisseurs, passer les commandes et contrôler les factures en respectant les procédures de l’entreprise.
Gérer les stocks de ressources matérielles -
Elaborer et actualiser des tableaux de suivi et de l'activite commerciale (SC)67hObjectif:
Collecter des données chiffrées, élaborer et actualiser des tableaux de suivi et les présenter sous forme graphique.
Vérifier la cohérence du résultat avec l’objectif recherché et mettre en évidence les éléments significatifs pour faciliter l’analyse des résultats et la prise de décision -
Répondre aux demandes d'information des clients et traiter les réclamations courantes (SC)35hObjectif:
Apporter une réponse en conciliant satisfaction de l’interlocuteur et intérêt de l’entreprise dans le respect du niveau de délégation accordé, mettre en œuvre les techniques de communication professionnelle.
Identifier les cas pouvant être traités en toute autonomie et ceux relevant de la hiérarchie qui devra être alertée.
Objectifs
Produire des documents professionnels courants,
communiquer des informations par écrit,
assurer la traçabilité et la conservation des informations,
accueillir un visiteur et transmettre des informations oralement, planifier et organiser les activités de l’équipe
code rome : M1607
Secrétariat
code rome : M1608
Secrétariat comptable
code rome : M1203
Comptabilité
Séquences
Objectifs
identifier et faire évoluer le processus de circulation dématérialisée des données,
vérifier et comptabiliser les documents commerciaux et bancaires,
gérer la bonne tenue de la comptabilité dans la base d'enregistrement, éditer des documents comptables, contrôler et justifier le contenu et le solde des comptes, établir les déclaration de TVA puis les comptabiliser, anticiper et contrôler au quotidien les mouvements et le solde de trésorerie,
suivre les mouvements des immobilisations et les comptabiliser.
code rome : M1608
Secrétariat comptable
code rome : M1203
Comptabilité
Séquences
Objectifs
Vérifier, de manière exhaustive ou par sondage, les enregistrements passés à partir des documents comptables, les imputations comptables, les montants saisis ou transférés, les libellés et annotations saisis, la bonne utilisation des numéros de comptes du plan comptable et l’homogénéité des traitements en fonction de l’organisation et des procédures mises en place à l’issue des processus comptables mis en œuvre.
Corriger les erreurs, rectifier les imprécisions, améliorer la lisibilité des documents produits.
Mener une veille technologique et réglementaire pertinente
Maîtriser les techniques de communication
Maîtriser les techniques de gestion du stress
Maîtriser les techniques de gestion de conflit
Maîtriser les outils numériques
code rome : M1203
Comptabilité
code rome : M1608
Secrétariat comptable
Séquences
Objectifs
Préparer le dossier professionnel obligatoire
Préparer la soutenance
Réaliser les évaluations en cours de formation
Pré-requis
Être sur un parcours de formation de secrétaire comptable
Être sur un parcours VAE de secrétaire comptable
Séquences
Objectifs
Collecter et actualiser les données sociales des salariés, enregistrer les données pour le paramétrage du logiciel de paie, établir et contrôler les bulletins de paie, comptabiliser la paie et les charges sociales, préparer les déclarations administratives des salariés : (contrat de travail, déclaration d’embauche, accident du travail...)
code rome : M1203
Comptabilité
code rome : M1608
Secrétariat comptable
code rome : M1607
Secrétariat
Séquences
Objectifs
Traiter au plan administratif les commandes des achats et des ventes et assurer leur suivi dans le respect des procédures internes de la structure,
gérer les ressources matérielles courantes et assurer la relation entre les utilisateurs et les prestataires concernés,
élaborer et actualiser des tableaux de suivi de l’activité commerciale pour faciliter l’analyse des données et fournir des outils d’aide à la décision,
faciliter la communication avec les membres de l’équipe,
traiter les demandes d’information, les réclamations et litiges de premier niveau en conciliant satisfaction de l’interlocuteur et intérêt de l’entreprise,
assurer le suivi administratif courant du personnel dans le respect des procédures, des règles de confidentialité et de la réglementation en vigueur.
code rome : M1608
Secrétariat comptable
Séquences
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