RESSOURCES HUMAINES
Assistant(e) de Direction
L'assistant(e) de direction est au cœur du système de communication, d'organisation et de décision de l'entreprise. Il (elle) assiste un ou plusieurs dirigeants et se voit confier des missions qui confortent ce rôle central.
Par ses qualités organisationnelles et sa rigueur, il (elle) optimise les journées du dirigeant ou de l'équipe. Il (elle) contribue à l'évolution des procédures d'organisation et facilite la prise de décision en construisant dans les délais des outils de pilotage efficaces. Il (elle) compile et consolide des données sous forme de reporting des activités ou des résultats.
Blocs de compétences
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Assister la direction au quotidien et faciliter la prise de décision (CCP1)147 h
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Concevoir des outils de pilotage et présenter des informations chiffrées de gestion70hObjectif:
Concevoir et actualiser des tableaux de bord propres à son activité pour faciliter l'analyse et la prise de décisions du responsable.
Vérifier la cohérence de l’outil de pilotage avec la demande, rédiger un commentaire succinct soulignant les éléments significatifs.
Participer au suivi de l’activité de l’entreprise en collectant et présentant des informations sous forme de reporting des activités ou des résultats. S’assurer de la cohérence des éléments collectés, prendre en compte les échéances.
Alerter les interlocuteurs concernés si une anomalie est constatée ou un délai non respecté -
Contribuer à l'amélioration des processus administratifs35hObjectif:
Analyser les processus, établir un diagnostic et proposer des améliorations dans le but d'harmoniser et de faciliter les modalités d'exécution des activités administratives,
Modifier une procédure existante ou en élaborer une nouvelle
Formaliser un mode opératoire, une fiche d’instructions ou une charte
Recenser l'ensemble des procédures existantes dans un manuel à l'intention des utilisateurs -
Organiser et coordonner les activités quotidiennes de la direction et de son équipe42hObjectif:
Gérer en toute autonomie les agendas personnels et partagés dans le respect des priorités, des délais et des contraintes budgétaires
Organiser les réunions et les déplacements, optimiser la gestion des ressources matérielles du service, afin de décharger le responsable et son équipe de tout souci logistique.
Optimiser la gestion du temps en anticipant, répondant aux urgences et aux imprévus et en alertant les
personnes concernées le cas échéant.
Elaborer les outils de suivi adaptés : liste de tâches, budget prévisionnel. -
Assister la direction dans la gestion de projets et dossiers spécifiques (CCP3)210 h
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Contribuer à la gestion administrative des RH49hObjectif:
Assurer le suivi des congés et des absences, préparer et transmettre les éléments variables de salaire à la structure chargée de l’établissement des bulletins de paie, participer au processus de recrutement en rédigeant une annonce à partir d’un profil de poste et en planifiant les entretiens des candidats retenus, participer à l’information sociale du personnel afin d’accompagner la politique de ressources humaines de l’entreprise, dans le respect des procédures, des règles de confidentialité et des obligations légales, et sous couvert de sa hiérarchie. -
Contribuer à la mise en œuvre d'actions de communication35hObjectif:
Collecter des informations auprès de collaborateurs,dans le cadre des actions de communication interne
Capitaliser et sélectionner les informations adéquates, en vérifier la cohérence avec les orientations et les objectifs définis par la hiérarchie, contrôler leur fiabilité, les traiter et les organiser dans un support approprié (journal interne, newsletter de l'entreprise, revue de presse).
Diffuser les supports auprès des cibles destinataires après validation de la hiérarchie, -
Organiser un événement56hObjectif:
Prendre en charge et optimiser l'organisation d’un événement (séminaire, colloque, opération "Portes Ouvertes", salons professionnels), dans le respect des contraintes budgétaires, des délais et des échéances.
Recueillir l'ensemble des informations nécessaires à la préparation de l'événement, le planifier, en contrôler le déroulement et établir le budget prévisionnel.
Concevoir les différents supports de communication en amont et pendant l'événement. Dresser le bilan de l'action. -
Participer à la coordination et au suivi d'un projet70hObjectif:
Participer à la coordination des activités et au suivi d’un projet
Collecter des informations auprès de collaborateurs, dans le cadre des actions de communication interne les capitaliser, sélectionner les informations adéquates, en vérifier la cohérence avec les orientations et les objectifs définis par la hiérarchie, contrôler leur fiabilité, les traiter et les organiser dans un support approprié (journal interne, newsletter de l'entreprise, revue de presse).
Diffuser les supports auprès des cibles destinataires après validation de la hiérarchie. -
Compétences transverses14 h
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Gérer le traitement, l'organisation et le partage de l'information (CCP2)203 h
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Assurer à l'oral l'interface entre le dirigeant et ses interlocuteurs, en français et en anglais56hObjectif:
Accueillir et informer les visiteurs et les correspondants, en français et en anglais.
Intervenir en interface entre le dirigeant et ses interlocuteurs et assurer un rôle de facilitateur, en mobilisant ses capacités de rechercher la réponse pertinente et en mettant en œuvre les techniques de communication professionnelle afin de gérer des situations variées et parfois délicates, notamment en cas d’indisponibilité ou d’absence des hiérarchiques. -
Assurer la recherche, la synthèse et la diffusion de l'information42hObjectif:
Identifier les besoins, repérer les sources adéquates, collecter les informations pertinentes, en contrôler la fiabilité, procéder à leur traitement en
fonction de leur origine, de leur nature et de leur utilisation, et les restituer aux utilisateurs sous forme de dossiers documentaires, synthèses ou résultats d’enquête -
Communiquer par écrit, en français et en anglais63hObjectif:
Rédiger, présenter et diffuser des écrits professionnels de différentes natures (courriels, courriers, notes, comptes rendus, rapports, présentations assistées par ordinateur) à partir de consignes ou d’une demande ou d’un besoin, afin d'assurer une transmission efficace de l'information entre le (ou les) hiérarchique(s) et l'environnement interne et externe -
Organiser la conservation et la traçabilité de l'information42hObjectif:
Organiser le classement et l'archivage physique ou numérique selon les règles en vigueur, en veillant à la confidentialité de l'information et en tenant compte de l'évolution de l'activité, pour assurer aux personnes habilitées un accès rapide et sûr aux dossiers. -
Préparation à la certification56 h
Objectifs
Participer à l’administration du personnel : produire les documents sociaux obligatoires, mettre à jour les dossiers individuels et préparer les éléments pour l’évaluation du personnel, préparer les éléments liés au service paie, gérer les dossiers de formation continue et participer au bilan social.
Participer au recrutement du personnel : établir les fiches de postes, gérer le recrutement et le sourcing candidats, établir les contrats de travail, suivre les formalités liées à l’embauche et veiller à l’intégration.
Gérer les relations avec les fournisseurs : négocier les achats, établir les contrats d’achat, suivre les achats et les règlements, sélectionner les fournisseurs et évaluer leurs performances.
Pré-requis
Organisation et bon relationnel
code rome : M1604
Assistanat de direction
Séquences
Objectifs
Accueillir et informer les visiteurs et les correspondants, en français et en anglais.
Intervenir en interface entre le dirigeant et ses interlocuteurs et assurer un rôle de facilitateur, en mobilisant ses capacités de rechercher la réponse pertinente et en mettant en œuvre les techniques de
communication professionnelle afin de gérer des situations variées et parfois délicates, notamment en cas d’indisponibilité ou d’absence des hiérarchiques.
code rome : M1604
Assistanat de direction
Séquences
Objectifs
Anticiper et être force de proposition en prenant en compte les implications pour l'entreprise
Assurer une veille active de son environnement
Adapter son comportement aux situations et aux interlocuteurs.
Optimiser ses organisations de travail.
Jouer son rôle de facilitateur et de modérateur en repérant sa marge de manœuvre afin de désamorcer des situations délicates et complexes
Effectuer un autocontrôle permanent.
code rome : M1604
Assistanat de direction
Séquences
Objectifs
Être le relais de l’information entre son dirigeant et son équipe et les autres acteurs, internes et externes.
Assurer cette interface, à l’oral et à l’écrit, en français et en anglais, en veillant à la valorisation de l’image de l’entreprise.
Anticiper les besoins d’information et recherche, sélectionner, valider et structurer l’information afin d’en assurer une transmission claire et fiable.
Aassurer l’accueil des visiteurs de sa hiérarchie.
code rome : M1604
Assistanat de direction
Séquences
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